Av. Hasan Selçuk Turan

9 Nisan'da Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Ankara'daki merkezinde Veri Sorumluları Sicili VERBİS'in nasıl çalışacağına dair bir sunum düzenlendi. VERBİS henüz çalışmıyor ve test aşamasında. Sunumun amaçlarından biri de sunumu izleyenlerin düşünce ve önerilerini Kurum'a iletmesi.

Sunumda anlatıldığına göre VERBİS'in çalışma aşamaları şu şekildedir:
1. Adım Veri sorumlusunun VERBİS'i kullanabilmek için başvuru yapması, ıslak imzalı belgeyi Kurum'a göndermesi
2. Adım: Kurum'un başvuruyu uygun bulması durumunda e-posta üzerinden veri sorumlusunun sisteme giriş bilgilerini göndermesi
3. Adım: Veri sorumlusunun bir gerçek kişiyi irtibat kişisi olarak belirlemesi
4. Adım: İrtibat kişisinin e-devlet üzerinden sisteme girmesi
5. Adım: İrtibat kişisinin sicile girilmesi gereken bilgileri girmesi
6. Adım: İrtibat kişisinin sicilde açıklanacak bilgileri onaylaması
7. Adım: Sicilde yer alan bilgilerin kamu tarafından görüntülenmesi

1. Adım: Veri Sorumlusunun Başvurusu

VERBİS sistemine bağlanıldığında karşılaşılan ekran aşağıdaki gibidir.

Veri sorumlusunun VERBİS'e giriş yapabilmesi için bir kullanıcı kodu ve şifreye ihtiyacı var. Sisteme ilk kez giriş yapacak veri sorumlularına bu kullanıcı kodu ve şifre yapılacak başvurunun onaylanmasının ardından Kurum tarafından verilmektedir.
"Kayıt Olun" butonu ile başvuru ekranına geçiliyor.

Üç farklı veri sorumlusu türü için üç buton konulmuş:

1. Kamu Kurumu
2. Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi
3. Yurtdışında Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi

Sunum sırasında Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek kişi üzerinde durulmuştur. Diğer iki tür için sadece kayıt aşaması anlatıldı.
"Yurtiçinde Yerleşik Tüzel/Gerçek Kişi" butonuna basıldığında veri sorumlusu bilgilerinin girileceği bir ekran geliyor.

Veri sorumlusunun gerçekliği, Vergi Kimlik Numarası ve Vergi Dairesi bilgileri kullanılarak Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan gerçek zamanlı sorgulama yapılarak kontrol ediliyor. Verilen bilgilerle eşleşen bir kayıt var ise Veri Sorumlusunun Unvanı alanı otomatik dolduruluyor.

Bir vergi dairesine kayıtlı olmayan gerçek kişinin sicile kayıt olup olamayacağını bilemiyoruz. Çünkü bu yönde bir soru sorulmadı ve gündeme de gelmedi.

"Veri Sorumlusunun Adres Numarası" girilmesi zorunlu olan bir alan. Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü'nün internet sitesinden seçilebiliyor. Tebligat adresi olarak kullanılacak olan adresin doğru seçilmesi gerekiyor. Yapılan seçimin veri sorumlusunun başvurusunun onaylanması sırasında teyit edilip edilmediğini görmedik. Bir kontrolden geçmesi gerekir. Ayrıca veri sorumlusunun tebligat adresinin neden Gelir İdaresi Başkanlığı'ndan alınmadığını da bilemiyoruz.

Veri sorumlusundan e-posta adresinin girilmesi de talep ediliyor. Telefon numarası ve KEP adresi ise isteğe bağlı.

Gerekli bilgiler girildikten sonra Kaydet butonu ile kayıt gerçekleştiriliyor.

Başvurunun kaydedildiğine ilişkin bir bilgilendirme ekranı geliyor ve başvurunun takip edilebilmesi için başvuru numarası ve PIN kodu da bildiriliyor.

İstenirse başvuru formu görüntülenip çıktısı alınabiliyor. Başvuru formunun e-posta ile de gönderildiği söylendi ancak e-posta mesajında başvuru formu yoktu.

Başvuru formu verilen bilgilerin tekrarından ve ıslak imza için belirtilen bir alandan ibaret. Bu formun imzalanarak Kurum'a taahhütlü posta ile ya da elden ulaştırılması gerekiyor.

Kamu Kurumunun Başvurusu

Sunumda kamu kurumları için yapılan örnek çalışma sağlık şekilde çalışmadı. Ayrıca kamu kurumlarının kendi sorunlarını çözebilecekleri düşüncesi ile bu konuyu incelemeyi gereksiz buluyorum. İstenilen bilgiler aşağıdaki gibidir.

Türkiye'de Yerleşik Olmayan Veri Sorumlusunun Başvurusu

Türkiye'de yerleşik olmayan veri sorumlularının başvurusunda bilgilerin denetlenmesi imkanı sınırlı. Veri sorumlusunun ünvanı ve ülke bilgisi isteniyor. E-posta adresi ve telefon bilgileri de alındıktan sonra Türkiye'de yetkilendirdiği temsilci ile ilgili bilgiler isteniyor. Yetki belgesinin doğruluğu Apostil Belge No ve Apostil Belge Tarihi ile gerçekleştiriliyor.

Temsilci ile ilgili işleyiş Türkiye'de yerleşik veri sorumluların kaydıyla benzer. Aynı bilgiler isteniyor ve aynı yöntemlerle bilgilerin doğruluğu sağlanıyor.

Başvurunun kabul edildiği bilgisi veri sorumlusuna mı yoksa temsilcisine mi gönderiliyor bilemiyorum. Temsilcisine gönderildiğini tahmin ediyorum.

2. Adım: Kurum'un Başvuruyu Kabul Etmesi

Başvuru Kurum'a ulaştıktan sonra Kurum'un bunu hangi sürede değerlendirileceği belirsiz. Bu konuda sunumda da sürenin belli olmadığı özellikle ifade edildi.

Kurum'un incelemesi sonrasında veri sorumlusunun bildirdiği e-posta adresine aşağıdakine benzer bir ileti gönderilmektedir.

Sicile kaydı yapılan veri sorumlusu artık bildireceği irtibat kişisi vasıtasıyla sicil bilgilerini girebilecektir.

3. Adım: Veri Sorumlusunun İrtibat Kişisini belirlemesi

E-posta ile gönderilen kullanıcı kodu ve şifre ile VERBİS'e giren veri sorumlusunun bir irtibat kişisi tanımlaması gerekmektedir. Bu tanımlama irtibat kişisi gerçek kişi olduğu için TC Kimlik No girilerek yapılmaktadır. TCKN girilmesinden sonra MERNİS'den sorgulanan numara doğru ise irtibat kişisinin adı ve soyadı getirilir. Kaydet ile irtibat kişisi ataması tamamlanır.

4. Adım: İrtibat Kişisinin E-devlet Üzerinden Sisteme Girmesi

İrtibat kişisi VERBİS sistemine girebilmek e-devlet üzerinden giriş yapmak zorunda.

İrtibat kişisi e-devlet üzerinden giriş yaptığında sisteme girilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olduğunu taahhüt etmesi istenmektedir. Taahhütname irtibat kişisinin veri sorumlusu ile müştereken sorumlu olduğunu kabul etmesini de istemektedir.

Taahhütnamenin kabul edilmesinin ardından irtibat kişisinin profil bilgilerini (iletişim adresi, e-posta adresi, cep telefonu, sabit telefon) bilgilerini doldurması isteniyor.

5. Adım: İrtibat Kişisinin Sicil Bilgilerini Girmesi

İrtibat kişisi veri sorumlusuyla ilgili sicil bilgilerini girebilmek için listeden veri sorumlusunu seçiyor.

Çıkan ekranda Bildirim Yap butonuna basılarak bildirimler listesine geçiliyor.

Ekrana gelen bildirimler listesinde daha önce yapılan bildirimler var ise listeleniyor. Yeni bir bildirim yapılacaksa Yeni Bildirim Oluştur butonuna basılıyor.

Yeni bildirim ekranında bildirim yapılacak veri sorumlusunun seçilmesi isteniyor.

Sicile girilecek veri kategorileri önceden belirlenmiş. Her veri kategorisi için veri sorumlusunun Aşağıdaki bilgilerden hiçbirinin barıldırılmadığını taahhüt ederim ya da (veri kategorisi) ile ilgili bilgiler barındırılmaktadır seçeneklerinden birini seçmesi isteniyor.

Bu işlem tüm veri kategorileri için sıradan yapılmak zorunda. Kimlik, iletişim, lokasyon, özlük, hukuki işlem, müşteri işlem, fiziksel mekan güvenliği gibi elliden fazla veri kategorisi olduğu söylendi. Cevabı verilen veri kategorisinin rengi değişiyor.

Sistemden çıkılırsa tekrar girdiğinde kaldığı yerden devam edilebiliyor.

Veri sorumlusunun işlediği kişisel veriler Kurumca belirlenen kişisel veri kategorileri arasında yok ise Diğer Bilgiler veri kategorisi seçildiğinde çıkan alana veri kategorisi bilgisi girilebiliyor. Diğer kategorisine girilen bilgilerden aynı olanların çok olması durumunda yeni bir veri kategorisi olarak ekleneceği söylendi.

Bildirimin kaydedilebilmesi için tüm sekmelerin doldurulması gerekiyor. Bu sekmeler Kategoriler, Amaçlar, Alıcılar, Süreler, Kişi Grupları, Yabancı Ülkeler ve Güvenlik.

Veri kategorileri için girişler bitirildiğinde Amaçlar bilgileri girilebiliyor.

Amaçlar da veri kategorileri gibi daha önceden belirlenmiş.
Amaçlar veri kategorilerine bağlı olarak seçiliyor. Yani bir önceki aşamada işlenen kişisel veri kategorilerinin her biri için en az bir amacın seçilmesi gerekir. Birden fazla da amaç seçilebiliyor.

Önceden belirlenen listede olmayan amaç da Diğer seçilerek girilebiliyor.

Veri sorumlusu kişisel verilerini tuttuğu ilgili kişi gruplarını listeden veri kategorisi ile ilişkilendirerek girebiliyor. Listede olmayan ilgili kişi grubu Diğer seçilerek çıkan alana girilebiliyor.

Veri sorumlusu kişisel verilerin aktarılacağı alıcı gruplarını seçiyor ya da hiç birine aktarmadığını beyan ediyor. İstenirse Diğer seçilerek listede olmayan alıcı grubu da eklenebiliyor.

Veri sorumlusu kişisel verileri yurt dışına aktarıyorsa hangi veri kategorilerini yurt dışına aktardığını seçiyor.

Son olarak veri sorumlusu kişisel verilerin güvenliği için tedbir almışsa aldığı güvenlik tedbirlerini listeden seçiyor listedeki hiç bir tedbiri almadığını beyan edebiliyor. Olmayanları ise Diğer seçeneğini işaretleyerek çıkan alana girebiliyor.

Tüm sekmelere bilgi girişi tamamlandıktan sonra artık bildirim Sicile gönderilmeye hazır.

6. Adım: İrtibat Kişisinin Sicilde Açıklanacak Bilgileri Onaylaması

Bildirim tamamlandıktan sonra sekmelerdeki bilgiler aşağıdaki şekilde görünüyor.

Sekmelerin altındaki Onayla ve Gönder tuşuna basılarak bildirimin Kurum'a gönderilmesi sağlanıyor.

Bildirimin başarılı olduğuyla ilgili mesaj çıkıyor. Gönderilen bildirim üzerinde değişiklik Bildirim Güncelle tuşuyla yapılabiliyor.

Bildirimin yapıldığına dair veri sorumlusuna da e-posta ile bilgi veriliyor.

Bildirimde bir değişiklik yapılacak ise Bildirim Güncelle ile değişiklik yapılarak kaydediliyor.

7. Adım: Sicilde Yer Alan Bilgilerin Kamu Tarafından Görüntülenmesi

Veri Sorumluları Sicili kamuya açık bir sicil olduğunda veri sorumlularının sicile yaptıkları bildirim herkes tarafından görülebilecek. Sunumda bu aşama da anlatıldı. Buna göre sicile bakmak isteyen kişinin bilgisini görmek istediği veri sorumlusunu arama ile bulması gerekiyor. Sicilin programlarla alınmasını önlemek için de bir toplama işleminin cevabı soruluyor.

Arama sonucunda gelen veri sorumlularından istenilen veri sorumlusunun sicile kaydettiği bilgilere bakılabiliyor.

Son Söz

Veri Sorumluları Sicili VERBİS'in nasıl çalışacağına ilişkin sunumda bizlere aktarılanları size aktarmaya çalıştım. Yazıda paylaşılan görüntüler cep telefonu ile çekildiğinden arzu edilen kalitede olmamıştır. Sistem kullanıma açıldığında bu ekranlardan farklı ekranlar da olabilir.

Sistemde hukuki, mantıksal ve teknik hatalar bulunmaktadır. Bu hatalarla ilgili bir yazıyı da hazırlamaktayız. Hazır olunca yayınlayacağız.